Від кадрових документів до людиноцентричного управління: як побудувати ефективну кадрову політику школи

Як знайти педагога, який поділятиме цінності школи? Як оцінити залученість колективу та зрозуміти, коли варто делегувати рішення? Які інструменти допомагають прогнозувати кадрові потреби? І як поєднати вимоги трудового законодавства з повагою до людини?

Кадрова політика закладу освіти охоплює накази, особові справи, штатний розпис, трудові договори, а також стратегічне планування, професійний розвиток, мотивацію та підтримку працівників. Усі ці складники формують систему управління персоналом, від якої залежить якість роботи школи.

Ефективна кадрова політика створює умови, у яких працівники розуміють свої завдання, мають можливості для професійного зростання, відчувають підтримку та долучаються до досягнення спільних цілей.

Розглянемо ключові підходи до управління персоналом на основі матеріалів Галини Марчук — начальниці відділу освіти управління освіти виконавчих органів Дрогобицької міської ради, яка має понад 30 років педагогічного досвіду.

В основі цього підходу — три принципи: законність, прозорість і повага до людини.

Школа як система: чому зміна окремих елементів може давати обмежений результат?

Школа — це складна система, до якої входять люди, матеріальні ресурси, документи, управлінські рішення та щоденні процеси.

Уявімо, що заклад освіти прагне покращити якість викладання природничих дисциплін. Можна закупити нове лабораторне обладнання, запросити досвідченого вчителя або організувати підвищення кваліфікації педагогів.

Але чи гарантує кожна із цих дій бажаний результат?

Новому вчителю потрібна підтримка під час входження в команду. Для ефективного використання обладнання педагоги мають володіти відповідними навичками. А результати підвищення кваліфікації залежать, зокрема, від можливостей застосовувати здобуті знання та обмінюватися досвідом.

Тому важливо працювати на трьох рівнях:

1. Елементи системи: люди, обладнання, ресурси, документи.
2. Взаємозв’язки та процеси: як працівники взаємодіють, обмінюються інформацією, ухвалюють рішення.
3. Мета: заради чого працює школа та яких результатів прагне досягти.

Зміна окремого елемента може бути корисною, проте довготривалі результати потребують узгодження процесів, взаємодії та спільних цілей.

Кадрова політика, стратегічне управління та щоденна робота: у чому різниця?

Ці поняття тісно пов’язані, але відповідають на різні управлінські запитання.

Поняття	Головне запитання	Приклад
Кадрова політика	За якими правилами та цінностями ми працюємо з людьми?	Школа визначає принципи прозорого добору, професійного розвитку та підтримки працівників.
Стратегічне управління персоналом	Які працівники та компетентності будуть потрібні через 3–5 років?	Заклад планує відкриття STEM-профілю та завчасно готує педагогів до викладання нових курсів.
Операційне управління персоналом	Які кадрові завдання потрібно виконати зараз?	Оголосити вакансію, провести співбесіду, оформити трудові відносини.

Різницю особливо добре видно на прикладі цифрової компетентності.

До пандемії COVID-19 розвиток цифрових навичок часто сприймався як додаткова можливість. З переходом на дистанційне навчання він став необхідною умовою організації освітнього процесу.

Школи, які завчасно розвивали відповідні компетентності педагогів, були краще підготовлені до нових умов.

Сьогодні подібні питання виникають у зв’язку з реформою профільної середньої освіти, змінами мережі закладів, демографічними процесами та кадровим дефіцитом.

Стратегічний підхід передбачає аналіз наявних вакансій, прогнозування майбутніх потреб закладу та підготовку команди до змін.

Кадровий дефіцит: чому варто планувати на кілька років уперед?

Кадрова ситуація в українських школах неоднорідна. В одних закладах складно знайти вчителів фізики, математики чи хімії. В інших через скорочення контингенту учнів і трансформацію мережі закладів виникає потреба переглядати педагогічне навантаження та чисельність персоналу.

Обидві ситуації потребують стратегічного планування.

Почати можна з кадрового аудиту на перспективу 3–5 років:

• Які предмети та освітні напрями розвиватимуться в нашому закладі?
• Які зміни кількості учнів і класів ми прогнозуємо?
• Які педагогічні посади можуть стати вакантними?
• Які компетентності потрібно розвивати в наявних працівників?
• Які можливості залучення молодих фахівців, наставництва та професійної перепідготовки ми маємо?

Наприклад, якщо школа планує запровадити новий освітній профіль через три роки, кадрова робота має починатися вже сьогодні.

Можливо, потрібно знайти нового педагога. А можливо, ефективнішим рішенням стане підтримка професійного розвитку працівника, який уже працює в закладі.

Стратегічне управління персоналом дозволяє завчасно готувати команду до змін, прогнозувати ризики та формувати необхідні компетентності.

Як обрати педагога: чотири етапи змістовної співбесіди

Прийняття нового працівника — це рішення, яке впливає на учнів, колектив і культуру закладу освіти.

Формальна відповідність кваліфікаційним вимогам є обов’язковою. Водночас під час добору важливо зрозуміти професійні цінності кандидата, його мотивацію, спосіб мислення та готовність до розвитку.

Для цього можна використати чотириетапну модель співбесіди.

Етап 1. Зрозуміти, як кандидат підходить до роботи

Одні люди у своїх розповідях частіше наголошують на досягнутих результатах, інші — на процесах, взаємодії та способах виконання завдань.

Щоб краще зрозуміти професійний підхід кандидата, можна запитати:

• Опишіть свій найуспішніший професійний проєкт. Якою була ваша роль?
• Як ви визначаєте, що виконали роботу успішно?
• Що вам найбільше подобається у професії?
• Яким ви уявляєте свій ідеальний робочий день?

Наприклад, кандидат може сказати: «Я організувала міжпредметний проєкт, у якому взяли участь 80 учнів». Інший — «Мені подобається організовувати спільну діяльність, працювати з колегами та розробляти навчальні матеріали».

Обидві відповіді можуть свідчити про цінні професійні якості.

Важливо уточнювати конкретні дії, результати та особистий внесок кандидата. Сукупність відповідей дає значно повніше уявлення про професійний підхід людини, ніж окремі мовні маркери.

Етап 2. Дослідити професійні цінності

Професійні знання можна розвивати, а ціннісні суперечності між працівником і командою здатні суттєво ускладнювати співпрацю.

Тому доцільно запропонувати кандидату обговорити ситуації, пов’язані з доброчесністю, відповідальністю та професійною етикою.

Наприклад:

«Що ви зробите, якщо помітите, що колега використовує ресурси школи для особистих потреб?»

Або:

«Яку конструктивну критику ви отримували від колег і як на неї реагували?»

Такі запитання допомагають побачити, як людина міркує, аргументує свою позицію та ухвалює рішення.

Відповідність цінностям школи передбачає спільні етичні орієнтири та повагу до різноманіття поглядів. Професійна команда виграє від поєднання різних досвідів і підходів.

Етап 3. З’ясувати мотивацію

Працівники можуть мати різні професійні очікування: стабільність, можливість розвитку, автономію, визнання, підтримку колег або перспективи кар’єрного зростання.

Для кандидата з досвідом можна використати запитання:

«Оцініть за десятибальною шкалою, наскільки ви були задоволені попереднім місцем роботи».

Якщо відповідь — 7, варто уточнити:

«Що вам найбільше подобалося? А що мало б змінитися, щоб ваша оцінка становила 10?»

Це допомагає краще зрозуміти очікування людини та оцінити, наскільки школа може їх задовольнити.

Етап 4. Перевірити професійні навички

Завершальним етапом може бути невелике практичне завдання, безпосередньо пов’язане з майбутньою роботою.

Наприклад, кандидату на посаду вчителя можна запропонувати:

• пояснити складне поняття доступною для учнів мовою;
• запропонувати спосіб оцінювання навчальних результатів;
• розібрати ситуацію конфлікту з батьками;
• спланувати фрагмент уроку для класу з різними освітніми потребами.

Так керівник отримує можливість оцінити розповідь кандидата про власні компетентності та приклад їх практичного застосування.

Важливо: модель співбесіди є управлінським інструментом, який доповнює перевірку встановлених законодавством вимог до педагогічного працівника. Критерії оцінювання мають бути пов’язані з посадою, обґрунтованими та недискримінаційними.

Адаптація нового працівника: як допомогти педагогу стати частиною команди?

Уявімо, що до школи прийшов молодий педагог.

Він отримав посадову інструкцію, ознайомився з правилами внутрішнього трудового розпорядку, підписав необхідні документи та розпочав роботу.

Попереду — знайомство з організаційною культурою, внутрішніми процесами та командою. Працівнику потрібно зрозуміти, до кого звертатися зі складними запитаннями, як організована взаємодія з адміністрацією, де знайти необхідні матеріали та які правила комунікації діють у колективі.

Якісна адаптація допомагає пройти цей шлях швидше та впевненіше.

Корисним інструментом може стати гайд нового працівника — короткий практичний документ, який доповнює обов’язкове кадрове оформлення.

До нього варто включити:

1. Місію, цінності та ключові цілі закладу.
2. Організаційну структуру й контакти відповідальних працівників.
3. Правила внутрішньої комунікації та взаємодії.
4. Інформацію про робочі процеси, цифрові сервіси та необхідні ресурси.
5. Пам’ятку на перший день, тиждень і місяць роботи.
6. Інформацію про наставництво та можливості професійної підтримки.

Важливим елементом адаптації є наставництво, зокрема педагогічна інтернатура у випадках, передбачених законодавством.

Новому працівнику потрібна людина, до якої можна звернутися по допомогу, отримати зворотний зв’язок і поступово освоїти особливості роботи закладу.

Адаптація — це комплексний процес професійного входження в команду, який поєднує організаційну підтримку, наставництво та розвиток компетентностей.

Кадрові документи як інструмент захисту працівника і керівника

Людиноцентричне управління та належне кадрове адміністрування доповнюють одне одного.

Якісне документування допомагає забезпечувати передбачуваність трудових відносин, чіткість відповідальності та дотримання прав працівників.

Особливу увагу потрібно приділяти кільком процесам.

Прийняття на роботу

Загальна послідовність передбачає перевірку необхідних документів, належне оформлення трудового договору, видання наказу, подання передбаченого повідомлення до ДПС та виконання обов’язків роботодавця щодо інформування працівника до початку роботи.

Окремо потрібно враховувати кваліфікаційні вимоги, медичні огляди, військовий облік та інші вимоги залежно від посади й статусу працівника.

Посадові та робочі інструкції

Інструкція має визначати завдання, права, обов’язки, відповідальність і необхідні професійні вимоги.

Її призначення — забезпечити зрозумілі правила роботи та розподіл функцій.

Документ розробляється для відповідної посади або професії. Для різних категорій персоналу застосовуються відповідні види інструкцій.

Штатний розпис

Назви посад у штатному розписі, кадрових наказах та інших документах мають бути узгодженими й відповідати встановленим нормативним вимогам.

Помилки в найменуванні посад можуть створювати труднощі під час підтвердження трудової діяльності, стажу та окремих прав працівника.

Захист персональних даних

Кадрові документи містять персональні дані, тому важливо визначити, хто має до них доступ, як вони зберігаються та які документи справді необхідно збирати.

Зберігання документів має відповідати визначеній меті обробки персональних даних і встановленим законодавчим вимогам.

Правовий порядок у кадрових питаннях — це основа, на якій можна будувати довіру між працівником і роботодавцем.

Нормативні процедури, строки, форми документів та особливості їх застосування необхідно перевіряти за чинними редакціями актів на момент ухвалення кадрового рішення.

Сім рівнів делегування: скільки самостійності готова отримати команда?

Одне з важливих управлінських питань — хто саме ухвалює рішення в школі.

Керівник може самостійно визначати дії або поступово передавати частину повноважень працівникам.

Рівень делегування залежить від характеру завдання, досвіду команди, ризиків та законодавчо визначених повноважень.

Можна виокремити сім рівнів залучення працівників до ухвалення рішень:

Рівень	Підхід
1. Повідомлення	Керівник ухвалює рішення та інформує команду.
2. Пояснення	Керівник ухвалює рішення й пояснює його причини.
3. Консультація	Керівник збирає думки працівників і самостійно ухвалює остаточне рішення.
4. Спільне рішення	Керівник і команда разом обирають варіант дій.
5. Порада	Команда ухвалює рішення після консультації з керівником.
6. Запит на обґрунтування	Команда самостійно вирішує та пояснює логіку свого вибору.
7. Делегування	Команда діє автономно в погоджених межах відповідальності.

Наприклад, у надзвичайній ситуації керівник може бути змушений діяти негайно, у межах визначених повноважень і затверджених процедур.

Натомість під час планування професійного розвитку педагогів, організації методичної роботи чи розроблення внутрішніх ініціатив доцільно передбачати ширшу участь команди.

Головне — чітко пояснювати, який саме рівень самостійності передбачений.

Довіра зростає, коли заявлений рівень участі відповідає реальним повноваженням працівників і способу ухвалення рішень.

Делегування працює тоді, коли команда розуміє межі своїх повноважень і має реальну можливість впливати на результат.

Задоволеність і залученість: як виміряти стан педагогічної команди?

У школі може панувати спокійна атмосфера, працівники можуть бути задоволені умовами роботи й водночас проявляти низьку ініціативність.

Тому важливо розрізняти задоволеність роботою та залученість.

Задоволеність характеризує те, наскільки людину влаштовують її робочі умови та професійний досвід.

Залученість пов’язана з відчуттям причетності, можливістю використовувати власні сильні сторони, впливати на роботу та бачити значення своїх зусиль.

Для оцінювання залученості можна використовувати підходи, подібні до опитувальника Gallup Q12.

Ось приклади запитань, які допоможуть розпочати внутрішню діагностику:

• Чи розумію я, яких результатів від мене очікують?
• Чи маю необхідні ресурси та інформацію для якісної роботи?
• Чи можу використовувати свої сильні сторони?
• Чи отримую визнання за добре виконану роботу?
• Чи відчуваю повагу та підтримку з боку керівника й колег?
• Чи враховують мою думку в питаннях, які стосуються моєї роботи?
• Чи розумію, як моя діяльність пов’язана з цілями школи?
• Чи маю можливості для професійного розвитку?

Таке опитування допомагає помітити проблеми, які складно виявити під час звичайних нарад.

Наприклад, якщо більшість педагогів добре розуміє свої посадові обов’язки, але мало хто відчуває визнання, варто переглянути практики зворотного зв’язку та підтримки.

Якщо працівники слабо розуміють зв’язок між власною діяльністю і стратегією закладу, доцільно посилити комунікацію щодо спільних цілей.

Для внутрішнього опитування важливо забезпечити конфіденційність відповідей, пояснити мету збору інформації та обговорити з колективом подальші дії.

Адаптовані запитання можуть використовуватися як інструмент управлінської рефлексії. Для отримання стандартизованих показників за методикою Gallup Q12 необхідно дотримуватися її оригінальних процедур оцінювання.

Гідне завершення трудових відносин — також частина кадрової культури

Кадрова політика охоплює весь професійний шлях працівника в закладі: від першого знайомства та прийняття на роботу до завершення трудових відносин.

Звільнення може бути пов’язане з особистим рішенням працівника, зміною організаційної структури, скороченням посад або іншими передбаченими законодавством підставами.

Незалежно від причини керівнику важливо поєднувати правову коректність і повагу до людини.

Це передбачає:

• належне оформлення підстав і документів;
• дотримання строків та процедур;
• проведення остаточного розрахунку відповідно до законодавства;
• своєчасне надання належних працівнику документів;
• коректну комунікацію та збереження професійної гідності.

Особливої уваги потребують складні ситуації, пов’язані з реорганізацією закладів, зміною навантаження чи кадровими скороченнями.

Важливо пам’ятати, що звільнення за угодою сторін і звільнення за власним бажанням мають різні правові підстави та процедури. Вибір підстави повинен відповідати фактичним обставинам і волевиявленню сторін.

Повага до працівника має проявлятися на всіх етапах трудових відносин, включно з їх завершенням.

Кадровий аудит: п’ять кроків, які можна зробити вже наступного тижня

Системна кадрова політика потребує регулярної перевірки документів і процесів.

Почати можна з невеликого внутрішнього аудиту.

Крок 1. Перевірте штатний розпис. Зіставте назви посад із Класифікатором професій, типовими штатними нормативами та іншими кадровими документами.

Крок 2. Перегляньте особові справи. Перевірте комплектність, належне оформлення, порядок зберігання та обґрунтованість зберігання кожної категорії документів.

Крок 3. Перевірте ознайомлення працівників із документами. З’ясуйте, чи належно оформлено ознайомлення з посадовими або робочими інструкціями, правилами внутрішнього трудового розпорядку та іншими обов’язковими документами.

Крок 4. Оцініть систему адаптації. Чи має новий працівник зрозумілий алгоритм входження в роботу? Чи передбачені наставництво, підтримка та доступ до необхідної інформації?

Крок 5. Перевірте процедури військового обліку. З’ясуйте, чи актуальні облікові дані, чи визначено відповідальних осіб та чи виконуються передбачені законодавством обов’язки.

За результатами аудиту варто скласти короткий план: які недоліки виявлено, що потрібно виправити, хто відповідальний і до якого терміну.

Такий підхід допомагає системно управляти кадровими ризиками, завчасно виявляти проблеми та вдосконалювати внутрішні процеси.

Від кадрового адміністрування до культури довіри

Кадрова політика стає стратегічною тоді, коли керівник бачить за документами людей, а за щоденними кадровими рішеннями — майбутнє закладу.

Прозорий добір працівників формує передбачувані правила. Якісна адаптація допомагає новим педагогам швидше включатися в роботу. Наставництво та професійний розвиток посилюють компетентність команди. Делегування створює простір для ініціативи, а регулярне оцінювання залученості допомагає вчасно помічати проблеми.

Водночас належне кадрове документування забезпечує правову основу для цих процесів.

Це взаємопов’язані складники однієї системи управління.

Законність створює передбачуваність. Прозорість зміцнює довіру. Повага до людини формує середовище, у якому працівники можуть реалізовувати свій потенціал.

Запитання для рефлексії

Спробуйте завершити речення:

«У нашій школі кадрова політика — це насамперед про…»

Про документи та процедури? Про добір і розподіл працівників? Про розвиток команди? Про створення умов, у яких кожна людина розуміє свою роль і відчуває власну цінність?

А тепер подумайте: яке одне кадрове рішення ви могли б змінити вже цього місяця, щоб наблизити свою школу до бажаної моделі управління?

Саме з таких рішень починається перехід від кадрового адміністрування до людиноцентричного менеджменту.

---

Більше про стратегічний добір працівників, кадрове документування, адаптацію, делегування та оцінювання залученості педагогічної команди — у повному записі відеолекції Галини Марчук.

Використані джерела та рекомендована література

1. Кодекс законів про працю України.
2. Закон України «Про освіту».
3. Закон України «Про повну загальну середню освіту».
4. Закон України «Про захист персональних даних».
5. Наказ МОН України від 06.12.2010 № 1205 «Про затвердження Типових штатних нормативів закладів загальної середньої освіти».
6. Національний класифікатор України ДК 003:2010 «Класифікатор професій».
7. Gallup. Q12 Employee Engagement Survey — методика оцінювання залученості працівників.
8. Appelo J. Management 3.0: Leading Agile Developers, Developing Agile Leaders — підходи до делегування, мотивації та управління командами.
9. Senge P. The Fifth Discipline: The Art & Practice of The Learning Organization — системне мислення та розвиток організацій, що навчаються.

Матеріал підготовлено за підсумками навчальної зустрічі з Галиною Марчук у межах програми підвищення кваліфікації керівників закладів загальної середньої освіти «Стратегічне управління персоналом».

Курси створені в межах проєкту «Про.Інструменти для директорів», який реалізує ГО «Центр інноваційної освіти «Про.Світ» за фінансової підтримки Nova Ukraine.