Електронний документообіг у школах: виклик часу чи необхідність?

Жанна Король, директорка Жовтанецького ліцею Жовтанецької сільської ради Львівського району Львівської області

Впровадження електронного документообігу (ЕДО) в українських школах є одним із ключових аспектів модернізації освітньої системи. Хоча Міністерство освіти і науки України ще не зобов’язало всі навчальні заклади до повного переходу на цифрові документи, практика показує, що автономні школи вже впроваджують ЕДО самостійно.

Досвід Жовтанецького ліцею Львівської області, яким керує Жанна Король, демонструє ефективність таких змін. Заклад використовував різні платформи, зокрема Human, Нові знання, Е-школа, але зупинився на найбільш зручній для потреб команди. Це дозволило суттєво оптимізувати управлінські процеси, скоротити час на обробку документів та підвищити рівень контролю над інформацією.

Що таке електронний документообіг?

Електронний документообіг – це процес створення, передачі, зберігання та обробки документів у цифровому форматі. Він може бути:
🔹 Внутрішнім – для обміну документами між працівниками закладу освіти;
🔹 Зовнішнім – для взаємодії зі сторонніми установами (відділи освіти, партнери, державні органи).

Основні переваги впровадження:
✔ Оперативність – швидке узгодження документів без потреби у фізичних підписах.
✔ Доступність – керівники можуть контролювати процеси навіть із мобільного телефону.
✔ Прозорість – кожен документ має історію змін і цифровий підпис.
✔ Безпека – захист інформації та збереження даних у хмарних сервісах.

Що таке СЕД і в чому його суть?

Система електронного документообігу (або система управління електронними документами) – це спеціальне програмне забезпечення або сервіс, що допомагає керувати електронним документообігом та автоматизувати обробку документів у цифровому форматі.

Класифікація СЕД

Діловодство. Це класична система зовнішнього ЕДО для обміну документами між контрагентами.

Workflow. Це система, що дозволяє налаштувати, автоматизувати й координувати виконання бізнес-процесів, пов’язаних із документами

Архівне зберігання. Це система для зберігання е-документів у захищених архівах з різним рівнем доступу і з можливістю швидкого гнучкого пошуку за різними атрибутами.

ECM. Це комплексна система управління контентом, яка зазвичай має функції всіх перерахованих систем.

Функції СЕД

Управління документами
Спільна робота з колегами
Контроль
Архівування
Автоматизація процесів

Як обрати систему електронного документообігу?

При виборі системи електронного документообігу варто звернути увагу на такі критерії:

Функціональність – система має відповідати потребам закладу освіти, підтримувати створення, редагування, підписання та архівування документів.
Інтеграція – можливість синхронізації з іншими сервісами, такими як Google Workspace, бухгалтерські системи, державні реєстри.
Безпека – наявність механізмів захисту даних, можливість використання кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
Зручність використання – інтуїтивний інтерфейс, адаптація під мобільні пристрої.
Технічна підтримка – наявність інструкцій, гарячої лінії, навчальних матеріалів.
Вартість – оцінка витрат на підключення, обслуговування та масштабування системи.

Які платформи використовують українські школи?

На сьогодні школи мають змогу обирати серед різних систем ЕДО. За словами Жанни Король, у закладах освіти найчастіше застосовуються:
✅ Human – інтегрована система управління освітнім процесом.
✅ Єдина школа – автоматизована система для ведення журналів та звітності.
✅ Вчасно, Мегаполіс – рішення для інтеграції з державними органами.

Критерії вибору платформи:
🔹 Безперервний доступ 24/7
🔹 Можливість підключення великої кількості користувачів
🔹 Інтеграція з електронними підписами та державними сервісами
🔹 Надійний рівень безпеки

Основні виклики впровадження

Попри очевидні переваги, електронний документообіг досі не став нормою у більшості шкіл. Серед ключових труднощів:
❌ Низька цифрова грамотність працівників
❌ Відсутність єдиних стандартів та обов’язкового регулювання
❌ Перехідний період, коли доводиться вести як електронний, так і паперовий документообіг
❌ Висока вартість програмного забезпечення для автономного впровадження

Важливо розуміти, що ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ – ЦЕ НЕ ПРОСТО GOOGLE ДИСК. Це спеціальні програмні рішення, що автоматизують документообіг та забезпечують юридичну силу цифрових підписів.

Чи готові школи до повного переходу на ЕДО?

Як зазначає Жанна Король, запровадження цифрових рішень – не питання вибору, а питання часу. Вже зараз школи можуть:
📌 Використовувати частковий ЕДО для внутрішнього обміну інформацією.
📌 Впроваджувати системи на рівні громади, щоб мінімізувати витрати.
📌 Проходити навчання щодо роботи з цифровими сервісами.
📌 Використовувати перехідні моделі, щоб адаптувати працівників.

Якщо сьогодні впровадження цифрових систем у школах виглядає як інновація, то вже завтра – це стане стандартом. Школи, які починають цей процес зараз, мають значну перевагу у майбутньому.

Як зробити перехід на електронний документообіг ефективним?

📌 1. Почати з найпростішого
Не потрібно одразу переходити на 100% цифровий документообіг. Почніть із ключових документів, які найчастіше використовуються – розкладу, заяв, наказів. Це дозволить поступово адаптуватися і не перевантажити персонал.

📌 2. Обрати платформу відповідно до потреб школи
Важливо протестувати кілька рішень, перш ніж остаточно впроваджувати систему. Критерії вибору – зручність для користувачів, технічна підтримка, доступність з мобільних пристроїв.

📌 3. Навчати персонал та проводити роз’яснювальну роботу
Перехід на ЕДО – це не лише про технічну частину, а й про зміну мислення. Регулярне навчання, інструкції, підтримка на початкових етапах допоможуть уникнути опору та страху перед змінами.

📌 4. Передбачити резервні варіанти на випадок технічних збоїв
Якщо немає світла чи інтернету, має бути план дій. Наприклад, зберігання резервних копій документів або можливість тимчасового використання паперових форм із подальшою цифровізацією.

📌 5. Оптимізувати документообіг, а не просто переносити паперову роботу в цифру
Цифровізація – це не просто сканування документів. Варто переглянути робочі процеси, прибрати зайві етапи, автоматизувати повторювані операції.

📌 6. Долучати громаду та управлінців
Електронний документообіг ефективний тоді, коли всі учасники процесу, включаючи місцеву владу, розуміють його цінність. Спільне планування, зворотний зв’язок та адаптація процесів під реальні потреби – запорука успіху.

📌 7. Фіксувати досвід і поширювати найкращі практики
Кожна школа має свої особливості. Важливо не просто впровадити систему, а й фіксувати труднощі та їхні рішення, щоб допомогти іншим закладам освіти уникнути подібних проблем.

Висновок

Запровадження електронного документообігу – це не миттєва зміна, а процес поступових покращень. Важливо адаптувати систему до реальних потреб школи, навчати персонал та бути готовими до викликів. Досвід Жовтанецького ліцею показує, що з правильним підходом цифровізація не тільки спрощує роботу, а й робить її більш ефективною та прозорою.

Реалізовано за підтримки