Організаційна структура школи: як ефективно управляти та взаємодіяти

Школі, як і будь-якій організації, необхідно мати власну систему управління, підпорядкування, розподілу завдань та взаємодії. Для здорового функціонування школи, вирішення завдань та виконання посадових обов'язків працівників вкрай важливо, щоб комунікація на всіх рівнях була налагоджена правильним чином. Найбільш звичною для шкіл є ієрархія, де директор — керівник, який самостійно приймає всі рішення. Проте такі методи рідко бувають ефективними.

Раніше ми розповідали про організаційну культуру в школі. Культура, а саме система цінностей та спосіб взаємодії у команді, вдало ілюструє, що ієрархічна модель не є ефективною, якщо є мета делегувати повноваження, розвивати командне лідерство, відповідальність, інноваційність та активність. У цьому матеріалі зупинимося детальніше на темі організаційної структури, для чого вона потрібна та які проблеми вона може вирішити, якщо з нею працювати.

Анна Уварова

Керівниця "Про.Світ"

Що таке організаційна структура та її основні складові

Організаційна структура дає чітке розуміння, в тому, як працює школа, про кола відповідальності, розподіл та завдань та обов`язків. Маючи ясність у структурі, вам буде легше дотримуватися порядку в прийнятті рішень і долати розбіжності в колективі. Організаційна структура — це схематичне зображення того, як взаємодіє команда, організація.

Отже, складовими оргструктури є:

1

Схема організаційної структури

2

Чітко прописані всі ролі, задачі та очікувані результати

3

Система комунікації в команді, а також з учнями, вчителями та батьками

Розберемо детально усі складові та розпочнемо зі схеми організаційної структури, тобто візуалізації вашої оргструктури.

Аби усі співробітники краще розуміли, як працює взаємодія між тим чи іншим підрозділом та до того звертатись із тих чи інших питань, зазначимо, що у кожної ланки має бути контактна особа — рекомендуємо вам зобразити структуру вашої школи, ось приклад візуалізації..

На що важливо звернути увагу, формуючи/переглядаючи схему організаційної структури школи:

Чи зображені на схемі всі відділи, органи, та посадові особи (на жаль, часто на схемі губиться психолог та соціальний працівник).

На скільки вже наявна схема відповідає реальному стану речей.

Чи рівномірне навантаження у членів адміністрації (це можна зрозуміти за кількістю стрілочок біля кожного посадової особи) ? Якщо ні — ми переглядаємо посадові обов'язки і по можливості перерозподіляємо навантаження.

Чи в кожному відділі/органі є відповідальна людина/керівник та чи всі у команді розуміють, хто є керівником того чи іншого відділу?

Прогляньте, чи є відділ/орган/посадова особа, в якої є 2 керівники? Якщо так — радимо переглянути це або визначити хто є єдиним керівником, якщо ж це неможливо — проговорити з усіма сторонами, за що відповідає кожен керівник, що в першу чергу має робити відділ/орган/посадова особа.

Ще однією не менш важливою складовою оргструктури школи є прописані ролі, задачі та очікувані результати.

Звісно, в школі є давно встановлені посади/ролі, де завдання та обов'язки є усталеними. Але ми впевнені, що кожного року у Вас з'являються нові проєкти, ініціативи, можливо додаткові підрозділи у зв'язку зі зміною статусу закладу, тощо. І тут є вірогідність, що розподіл відповідальності та задач може бути не до зовсім зрозумілий.

Нижче наші рекомендації щодо формування ролей, задач та результатів:

1

Коли співробітники не розуміють, за що вони відповідають, що повинні чи не повинні робити, між ними часто виникають непорозуміння тому важливо чітко визначити ролі та окреслити обов'язки для кожного працівника на рівні його відділу, проєкту чи програми. Ось тут ми розповідаємо про те, як збалансувати власні професійні ролі.

2

Намагайтеся формувати задачі таким чином, щоб вони переводили людину із зони комфорту до зони розвитку. У цьому матеріалі можете детальніше про це прочитати.

3

Важливо окреслювати для співробітників зони їх розвитку: де, як і в чому вони можуть себе посилити.

4

Пам'ятайте, що задачі та ролі можуть змінюватись в залежності від обставин та поточних проєктів.

5

Також варто розподілити час від формування до отримання результатів на етапи, після проходження яких ви будете аналізувати проміжні результати.

6

Очікувані результати мають бути прописані не лише в посадовій інструкції, але й в робочому документі, який ви проговорюєте разом з командою.

Третя складова оргструктури — комунікації в команді, а також з учнями, вчителями та батьками.

Кожна стрілочка на схемі організаційної структури — це один контакт, але питань, які вирішуються між двома контактами може бути безліч. Наприклад, контакт директор-педагогічна рада. Тут і комунікація про розв'язання різних питань, і формування плану чергової педагогічної ради. А уявіть, що таких контактів у Вас 10,15 або навіть 30.

Під час дистанційної освіти вся ця комунікація "матеріалізується" у безліч чатів, додатків у яких ви працюєте, куди постійно приходять сповіщення. Щоб оптимізувати ці комунікації, ми радимо сформувати комунікаційну структуру школи, там визначити всі онлайн-канали, які ви використовуєте, для чого кожен з них та які правила взаємодії є в цих онлайн каналах (наприклад, домовленість про те, що комунікуємо в чатах з 8.00 до 18.00).

Ось шаблон комунікаційної структури, де описано, як можна ефективно використовувати канали комунікації школи серед працівників, батьків учнів та учнів школи з метою оптимізації та ефективності управління та можливості зворотного зв'язку.

Ще один комунікаційний виклик під час дистанційної освіти для керівника — це координація роботи всієї команди. Тут продемонструємо кейс директорки Миколаївської ЗОШ І-ІІІ ступенів №31 Архіпової Аліни, яка разом з командою впроваджує віддалене керування проєктами за допомогою додатку Trello.

"Спочатку у школі планували використовувати візуалізацію етапів виконання завдань на дошці, потім спробували онлайн-дошку Miro, але, зупинились на Trello. На платформі є можливість формувати список задач у спеціальних колонках, так званих дошках, призначати відповідальних та ставити термін виконання завдань. Перед дедлайном учасникам тої чи іншої дошки або задачі буде приходити сповіщення на електронну пошту, також ви можете прикріпити необхідні вам файли, картинки чи документи", — розповіла Аліна Архіпова.

Якщо говорити про постійну комунікацію між учасниками освітнього процесу, незалежно від окремих проєктів чи напрямків, то завдання керівника школи — допомогти колегіально обрати оптимальний канал комунікації, зважаючи на технічні можливості школи, кожного вчителя та учнів. У свою чергу, завдання вчителів — організувати комунікацію з учнями і батьками.

Аліна Архіпова

директорка Миколаївської ЗОШ №31

Тип організаційної структури безпосередньо залежить
від підпорядкування та розміру школи:

Оргструктура має бути зрозуміла і зручна усім співробітникам, не варто примушувати ні себе, ні команду до того чи іншого виду структури, якщо вона не відповідає реальності або створена "для галочки". Окрім цього, як показує практика, тип організаційної структури ніколи не буває в чистому вигляді. Немає правильної чи ідеальної організаційної структури. Є структура вашої команди, яка є інструментом досягнення цілей вашої школи, вона може змінюватись відповідно до стратегії. Але щоб розуміти плюси та мінуси організаційних структур, ми хочемо розглянути особливості кожного типу окремо.

Лінійна структура (у такій структурі кожен працівник підпорядковується тільки одному керівнику і пов'язаний з вищим рівнем керівництва тільки через безпосереднього керівника):

- кожен співробітник знає лише те, що відбувається в його відділі;

- директор має бути компетентний у всьому;

- слабка взаємодія між відділами, молодшою та старшою школою;

- комунікація у вигляді наказів згори;

- ролі та обов'язки чітко розподілені та незмінні;

- директор та співробітник дуже віддалені один від одного, що спричиняє повільність прийняття рішень та відсутність зворотного зв'язку;

- зміщення від стратегічного до оперативного;

- структура не гнучка, важко пристосуватися до змін.

+ чітка ієрархія;

+ один керівник у співробітника;

+ відповідальність кожного керівника, адже відразу видно де що пішло не так;

Функціональна структура (відділи формуються відповідно до функцій):

+ знімається частина навантаження на директора;

+ більш тісна взаємодія між підрозділами, що допомагає краще налагоджувати комунікацію;

+ керівники підрозділів можуть взаємодіяти з виконавцями інших підрозділів);

- подвійне керівництво;

- гібридність - одна й та ж людина відповідає за різновекторні ф-ції;

- зменшення персональної відповідальності;

- важкість контролю за процесом/проєктом в цілому;

- відсутність єдиного керівництва за проєктом.

Проєктна (люди об'єднуються в команди для конкретних проєктів, можна залучати у свій відділ людей з інших відділів):

+ люди об'єднуються в команди для конкретних проєктів, можна залучати у свій відділ людей з інших відділів;

+ гнучкість

+ можливість поєднати людей з різним досвідом та компетенціями;

+ при закінченні проєкту команда розпадається, і люди розподіляються по інших проєктах, займаються тільки основною діяльністю;

+ комплексний підхід до вирішення задачі/реалізації проєкту;

+ формується персональна відповідальність (при умові, що є делегування/свобода від керівництва);

- задачі-привиди (задачі, що існують, проте не виконуються, як приклад, на початку дистанційного навчання не було домовленості, де і як ми комунікуємо).

Матрична (це тимчасова структура, вона з`являється, коли є потреба у новому напрямі, наприклад дистанційне навчання) :

+ гнучкість;

+ розвиток індивідуальних сильних сторін команди, вибудова відповідальності;

+ горизонтальна комунікація, високий рівень делегування;

+ швидка реакція на зміни;

- подвійне підпорядкування. (працівники підпорядковуються своєму безпосередньому керівнику та керівнику проєкту).

Організаційна структура — це схема за якою працює ваша школа. Її прозорість, зрозумілість, рівномірний розподіл обов'язків, чітке визначення відповідальності невидимо впливають на ефективність роботи школи. Саме вона багато в чому дає відчуття безпеки, та довіри команді школи, що є фундаментом для підвищення мотивації та ініціативності. Окрім того, структура — це єдиний спосіб перейти від планів до дій. Без якої-небудь структури неможлива координація дій співробітників і навіть найкращі плани не можуть бути реалізовані.

Публікація підготовлена в рамках проєкту «Механізми кооперації в школах у кризовий час», який реалізує Центр Інноваційної Освіти «Про.Світ» за фінансової підтримки Європейського Союзу. Її зміст є виключною відповідальністю авторки і не обов'язково відображає позицію Європейського Союзу.

Читати також: Для чого українським школам командність?
Мотивація команди: як це працює
Організаційна культура в навчальному закладі

Відновлення паролю