Документообіг у школі: коротко про найважливіше від освітньої експертки Світлани Олексюк

Яку б справу в навчальному закладі ви не розпочинали, необхідно вивчити матеріальну та нормативну базу. З втіленням реформи децентралізації, у різних куточках України ведення шкільної документації відбуваються в різний спосіб. Важливо розуміти, що директор школи відповідає за ведення документації відповідно до законодавства, але доручає розробляти документи органам громадського самоврядування з персональною відповідальністю їх керівників чи працівникам своєї школи: секретарю, заступникам або ж педагогічній колегії. Проте кінцева відповідальність завжди за директором.

У рамках 4 модулю програми «Студії освітніх управлінців» директорка школи №5 Печерського району міста Києва Світлана Олексюк розповіла про всі важливі складові документообігу на основі чинного законодавства та власного досвіду. За її словами, починати ведення шкільної документації потрібно маленькими кроками, тож сьогодні ми поділимось найважливішими з них. Дякуємо Світлані Олексюк за допомогу у створенні матеріалу.

Матеріал створено в рамках навчальної програми «Студії освітніх управлінців» у рамках проєкту «Механізми кооперації в школах у кризовий час», який реалізує Центр Інноваційної Освіти «Про.Світ» за фінансової підтримки Європейського Союзу.

У 2003 році в Україні з'явився наказ про електронний документообіг. Варто зазначити, що на той момент була значно менше комп'ютерів. Сьогодні, особливо в умовах дистанційної освіти, цей запит є значно більш затребуваним, але школи не долучені до електронного документообігу, який запроваджено у державі.

Електронний документообіг — створення, оброблення, правлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів. Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно з законодавством.

Обіг електронних документів здійснюється наступним чином: на сервері організації створюється база даних, доступ до якої здійснюється через браузер (як правило, підтримку браузера визначає розробник створеного інтерфейсу). Можливий доступ як через локальну мережу (внутрішню), так і через Інтернет (зовнішній). Далі документи завантажуються у виділені папки, які розподілені відповідно до організаційної структури. Важливо: створювати, модифікувати, видаляти створені документи має право особа, наділена відповідними правами.

Що допоможе спростити документообіг у школах і від кого це залежить:

1. Ведення електронного щоденника та журнала. Вже зараз це є доступно, переходьте за посиланням. Електронні журнали та щоденники можна вести без дублювання у паперовому вигляді. На жаль, ця практика поки що є у досить малій кількості шкіл, тож варто комунікувати про цю можливість та домовлятися відділам освіти та школам про ведення цих документів онлайн.
   
   
2. Поступове запровадження повного електронного документообігу спочатку в середині школи, а в перспективі і започаткування електронного документообігу між школою та іншими державними органами.
   
   
3. Спрощення Інструкції з діловодства
   
   

Світлана Олексюк вирішила перевести школу на електронний документообіг, оскільки вважає неефективне залучення 4 чи 5 співробітників до створення 1 документа. Школа не може виконати вимогу про збереження електронного документа, якщо немає загального електронного документообігу. Тому команда вирішила, що потрібно розробити інструкцію з ведення шкільної документації та перевести цей процес в електронний формат. У школі поступово вводиться внутрішній електронний документообіг. Документи органів влади, накази по школі, інструкції, оперативні розпорядження мають бути доступними для співробітників школи та зберігаються у хмарі.

Зміст та форму цих документів треба змінити, зберігати на захищеному сервері з обмеженими правами доступу. Педагогічна робота – не письменницька, не облікова. Тому атестаційний лист працівника, його сертифікати – достатні документи для збереження. Електронна «Освітня картка учня» може стати єдиним обліковим та розрахунковим документом, будучи прив'язаною до ідентифікаційного коду. «Особова справа учня» може розроблятися закладом самостійно і розміщуватись у мережі, вона може враховувати індивідуальний навчальний план учня, індивідуальну освітню траєкторію, ДПА та особливі, «безбальні» здобутки. Окремі частини «файлу» мають бути уніфікованими для всієї системи.

Заклад освіти має самостійно розробляти, визначати форму та зміст плану роботи закладу. Відбиття поточної роботи, візуалізація поточних справ - це частина внутрішньої політики закладу. Тому Освітня програма закладу освіти, як єдиний комплекс освітніх компонентів для досягнення визначених результатів навчання та Статут – головні документи Школи, юридичної особи публічного або приватного права, основним видом діяльності якого є освітня діяльність. У веденні шкільної документації кожна школа керується законами України та, зокрема, Інструкцією з діловодства у закладах загальної середньої освіти. Але найважливішими для школи є:

Номенклатура справ вводиться в дію з 1 січня наступного року. Наприкінці поточного року заповнюється підсумковий запис про кількість заведених справ за рік. Підсумкова запис у зведеній номенклатурі справ підписується секретарем, затверджується керівником організації і узгоджується з архівом установи.

Під час формування документообігу важливо опиратися на нормативну базу, яку забезпечує законодавство:

✔ Закон України «Про загальну середню освіту» ст. 38 п.4 (Керівник закладу освіти. Обов'язки);

✔ Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» №851, 2013 р. зі змінами від 07.11.2018;

✔ Наказ МОН №676 від 25.06.2018 «Про затвердження інструкції із ведення шкільної документації у закладах загальної середньої освіти»;

✔ Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 та зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 17.04.2012 за № 571/20884 (зі змінами).

✔ Наказ МінЮст від 18.06.2015 № 1000/5 «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування,на підприємствах, в установах і організаціях» {Із змінами, внесеними згідно з Наказами № 1827/5 від 12.06.2018 № 2277/5 від 04.07.2018}

✔ Наказ МОН України 10.05.2011 № 423 «Про затвердження єдиних зразків обов'язкової ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності» {Із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства освіти і науки № 725 від 01.06.2020}

✔ Наказ МОН України 10.05.2011 № 423 «Про затвердження єдиних зразків обов'язкової ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності» (Із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства освіти і науки № 725 від 01.06.2020):