Назад до Корисних матеріалів
25.01.2022
~ 1 хв.

Внутрішні комунікації на відстані: поради про.світянок

про.практики
Внутрішні комунікації на відстані: поради про.світянок
У рамках дослідження стану реалізації дистанційної освіти в Україні (березень-квітень 2020) нам вдалося визначити, що відсутність системно побудованої комунікації у школі негативно впливає як на вчителів та освітніх управлінців, так і на учнів та їхніх батьків. Той факт, що 29% респондентів не синхронізуються з колегами щодо вибору спільних онлайн-платформ для ведення уроків, суттєво навантажує дітей та батьків, адже їм доводиться підлаштовуватися під запит кожного окремого вчителя, завантажувати додаткові застосунки та постійно моніторити ситуацію. З іншого боку, 19% вчителів спілкуються з батьками щоденно, витрачаючи на це значну частину свого робочого часу.

Комунікація всередині шкільної команди відіграє чималу роль як в подальшій комунікації вчителів з учнями та батьками, так і в їх загальній задоволеності умовами віддаленої роботи.


Наприклад, 68% респондентів, що зідзвонюються чи списуються раз на 2-3 дні в груповому чаті, цілком задоволені стратегією дій та комунікацією керівника закладу освіти. Ці результати свідчать про те, що українським школам варто працювати над організаційною та комунікаційною структурою, налагоджувати внутрішні процеси та розподіл обов'язків, що в майбутньому полегшить як і вхід-вихід з карантину, так і взаємодію в цілому. Ми підготували матеріал про те, як внутрішні комунікації працюють у "Про.Світ" та що потрібно робити, аби оптимізувати організаційну структуру вашої команди та налагодити внутрішню взаємодію.
ПОКРОКОВО ПРО НАЛАГОДЖЕННЯ ВНУТРІШНІХ КОМУНІКАЦІЙ
Сформуйте єдину систему комунікації
Система буде працювати, якщо ви початково спільно з командою створите систему комунікації, а надалі будете її регулярно підтримувати.
1
Визначте відповідального за внутрішні комунікації
Варто визначити людину, яка буде центром комунікації, підтримуючи регулярність. Вона нагадуватиме за спільні зустрічі, модеруватиме їх, кидатиме запрошення через Google-календар і т.д.
2
Сформуйте чіткі правила вашої взаємодії
Варто визначити спільні правила роботи комунікаційної системи. До прикладу: не перебиваємо один одного, говоримо по черзі, синхронізуємось у конкретні дні тижня і т.д.
3
Організуйте навчання
Кожний та кожна має розуміти, як використовувати той чи інший інструмент, тому у разі потреби варто провести навчання команди.
4
Аналізуйте вашу внутрішню комунікацію
Помічайте ситуації, коли хтось не отримав певної інформації, або не сприйняв це серйозно. Просіть зворотній зв'язок і вдосконалюйте систему комунікації.
5
Не перевантажуйте
Ніхто не готовий читати про 4–5 повідомлень на день у різних каналах комунікації. Ми радимо обрати один день на тиждень, коли ви будете надсилати всю потрібну інформацію. Ще важливо проаналізувати, чи дійсно ця інформація потрібна всім, чи варто її надіслати тільки окремим людям, які безпосередньо приймають участь у процесі/проєкті.
6
ПРИКЛАД ПРО.СВІТЯНОК
Інформування та спілкування
Уся команда має доступ до спільного Google-диску, входить до Google-групи, завдяки чому кожна учасниця отримує спільні листи й має доступ до потрібних файлів, документів. Для спілкування, часто позаробочого, ми використовуємо Messenger у Facebook.
Прийняття спільних рішень / Спільна робота
Для того, щоб прийняти спільне рішення з конкретного питання, ми організовуємо командні оффлайн / онлайн зустрічі. Щоб визначити план нашої роботи на майбутнє проводимо стратегічну сесію раз на півроку. Окремо організовуємо зустрічі у проєктних міні-командах. Якщо зустріч онлайн використовуємо Zoom, попередньо узгодивши дату й час у Google-календар.
Планування / Синхронізація
Аби не втратити синхронізацію та узгодженість дій у нас є "п'ятнично-понеділкова", листування в Google-групі, де кожна пише, що їй вдалося зробити за тиждень і формує фокуси наступного тижня, тут же сформовані короткі меседжі до команди. Назва розсилки підкреслює нашу гнучкість, адже не завжди є сили проаналізувати тиждень у п'ятницю і не завжди робочий тиждень завершується саме в п'ятницю, тож кожна може це зробити після вихідних. Такий формат демонструє навантаженість команди, фокуси та певні задачі, які переносяться з тижня в тиждень, є дзвіночком для обговорення та прийняття рішення, що з цією задачею робити та які виникли труднощі при її виконанні. Повідомлення отримує вся команда і це посилює ще одну з наших цінностей — прозорість.
Аналіз роботи / рефлексії
Щомісяця ми збираємо всю команду на сніданок й обговорюємо перемоги, виклики та фокуси на наступний місяць. Висловлюються абсолютно всі члени команди, це допомагає чітко розуміти стан процесів та настрій команди. І, що не менш важливо, такі спільні зустрічі допомагають уникнути пліток, підкилимних ігор та завуальованих образ.
Досвід показує, що внутрішні комунікації —
наша суперсила!
Сподіваємося, цей матеріал був корисним для вас і ви розпочнете формування ефективних комунікацій у своїй команді або ж зможете їх ще більше вдосконалити.
Хочу отримувати щомісячний привіт від "Про.Світ"!
Ми маємо чудову традицію - щомісячні розсилки, в яких ми розповідаємо про можливості, корисні матеріали та підбірки інструментів для освітян! Якщо хочете отримувати порцію натхнення та мотивації (і, звичайно, дуже багато корисного матеріалу) - натискайте на кнопку, заповнюйте форму і зовсім скоро ви отримаєте свою першу про.світянську розсилку
Пам'ятайте, що кожен є частиною змін!