Існує досить багато визначень терміна комунікації, у посібнику «Ефективні комунікації для освітніх управлінців» дають таке тлумачення:

Чим детальніше сплановані комунікації, тим ефективніший їх результат. Тому спочатку необхідно визначити ціль комунікацій. Згодом окреслити ключове повідомлення, про яке ви будете комунікувати. Це може бути короткострокова подія, наприклад, донести до громади повідомлення про підтримку шкільного проєкту на краудфандинговій платформі, а може, бути щось тривале — пояснити батькам як організувати дистанційне навчання. Далі зрозуміти, що ви б хотіли мати на виході, який результат ви очікуєте від цих комунікацій. Це важливо і для того, аби вже в процесі роботи ви не розфокусувались та не втрачали власні ресурси.

Для кожної цільової аудиторії у вас будуть окремі цілі. Щойно ви їх окреслите, відразу постане ще декілька простих запитань: у які строки ми хочемо її досягти, який має бути результат? Оцініть цей параметр реально й додайте до формулювання мети. Наприклад, «...до 30 квітня залучити 20 % батьків школи поширити в соцмережах пост на підтримку необхідності ремонту басейну у школі». Головне — щоб ви самі розуміли, для чого ви здійснюєте комунікацію, яку аудиторію до неї залучаєте, якою має бути послідовність ваших дій і які ресурси для цього вам необхідні.

Цільові аудиторії — це групи людей, що впливають на досягнення вашої мети або на вашу репутацію. Формування в такі групи, іншими словами сегментація, відбувається за певними спільними ознаками:

Наприклад, ваша аудиторія може сегментуватися на: батьків першачків, батьків старшокласників, жителів району, в якому працює заклад, ваших працівників, депутатів й керівники місцевих органів влади. Можуть бути потенційні роботодавці або ж всі, хто навчався у вашій школі раніше. Залежно від параметрів ваші групи можуть змінюватися: наприклад, не завжди батьки старшокласників — жителі вашого району. Важливо, також формувати деталізований портрет кожної із груп цільової аудиторії: задайте собі питання, які є потреби, мотивація, проблеми, навіть претензії у кожної з них. Очевидно, що у батьків старшокласників і у батьків першачків є спільні потреби (якісна освіта їхніх дітей), а є відмінні виклики (у перших — складання ЗНО, випускний; у других — якісне дозвілля учнів).

Окрім цього, є люди, що створюють «ефект мегафона». Це журналісти, блогери, лідери думок та активісти, у випадку директорів шкіл це часто відділи освіти й керівництво району. Усі вони можуть вплинути на більшу кількість людей, а отже, й на вашу репутацію. І від вас залежить, чи подадуть вони інформацію коректно чи викривлено, позитивно чи негативно. Тому такі люди, цілком імовірно, теж є вашою цільовою аудиторію.

Тому не соромтеся використовувати різноманітні сервіси для підбору цільової аудиторії: Google Analytics, вбудована аналітику Facebook та інших соціальних мереж, якими ви користуєтеся. Вивчайте блоги і групи вашої спільноти (наприклад, про що пишуть ваші працівники у своїх соцмережах), створюйте опитування, збирайте різноманітні дані, аби краще розуміти особливість кожної аудиторії. Ваше завдання: визначити, як «живе» ваша цільова аудиторія.

Ключовий меседж — правильне повідомлення, що допоможе вам максимально достукатись до вашої цільової аудиторії. Це найважливіша ідея, думка, яку вам потрібно донести своїй аудиторії, щоб після прочитання тексту, перегляду відео чи участі на зустрічі це повідомлення залишилось в головах вашої аудиторії.

Серцевиною меседжу — є найголовніший факт, найсуттєвіше твердження, найважливіша для вас інформація, викладена просто й лаконічно. Щоб він запам'ятався аудиторії, меседж має бути підтвердженим. Підтвердженням можуть бути статистичні дані, результати досліджень, цифри, інші докази, які унаочнюють ваше твердження. Підкріпити його бажано прикладом із життя, історією або ж емоційною прив'язкою.


.

Тепер, коли ви визначили проблему, яку треба вирішити, аудиторію, до якої варто звернутися з цією проблемою, та меседж для цієї аудиторії, треба зрозуміти яким чином ви будете його направляти? Каналів комунікації є безліч, проте вам треба обрати лише ті, які найбільше підходять до ваших цільових аудиторій. Не обмежуйте себе лише наявними ресурсами, проте обирайте саме ті ресурси, які ви дійсно можете собі дозволити.

Для різних каналів про одну й ту ж подію або проєкт ми готуємо різні формати. Наприклад, найпоширеніша помилка — передрук пресрелізу або новини із сайту на сторінку організації в соцмережі. Для соцмережі новину потрібно адаптувати — можливо, розбити на кілька коротких дописів. Можливо, обмежитись емоційним відео. Або й фото й коротким підписом до нього. Чи буквально кільком рядками про найважливіше й відповідним посиланням на сайт.

Комунікації — це двосторонній процес, тому важливо тримати постійний зв`язок зі своєю аудиторією. І ваше ключове завдання — не тільки сформувати чітке і ясне повідомлення, а й переконатися, що у підсумку дійшло до вашої аудиторії, і що саме вона зрозуміла, бо інколи один і той самий меседж може по-різному сприйматись і приводити до інших дій, ніж ви планували першочергово. Також дуже важливо запланувати і спрогнозувати емоції, які аудиторія буде відчувати під час комунікації.

Комунікації — це тривалий процес, який вимагає часу, тому першочергово, необхідно розуміти мету та кількість ресурсів, які ви готові віддати на її втілення. Рекомендуємо сфокусуватись на декількох моментах, зокрема і тих, про які ми згадували вище:

1. Обов`язково плануйте, дотримуйтесь своєї стратегії та мети, не варто запускати нову активність (наприклад, створювати нові чати у Viber), якщо ви не розумієте для чого він вам і яка його роль у майбутньому.
   
   
2. Визначайте свої цільові аудиторії та фокусуйтеся на них. Знайте їхні потреби, інтереси, острахи.
   
   
3. Спрощуйте ваші повідомлення, бо ваша мета — бути правильно зрозумілими та цікавими. Уникайте формальних слів, штампів, абревіатур, зайвого пафосу, повірте, це можливо навіть у серйозних інституціях. А також використовуйте символи, цифри, візуалізацію для спрощення інформації.
   
   
4. Розповідайте історії і пам'ятайте про важливість емоцій, вони — це те, що допоможе завоювати увагу та довіру аудиторії. Повторюйте ваш ключовий меседж стільки разів, скільки потрібно, щоб аудиторія засвоїла ваше повідомлення.
   
   
5. Надавайте повідомлення в тому вигляді, в якому його буде легко поширити — поділитися в соцмережах, переказати на роботі або вдома, показати друзям. І не бійтесь експериментувати: часом варто додати чогось незвичайного, особливого до ваших комунікацій, аби цільова аудиторія звернула увагу на важливість цієї теми й долучилася до діалогу. Вчителі знімають танець у TikTok чи директор проводить педраду у кафе — усе це формує ваш імідж та задає тренди.