Пошук по сайту

Назад до Корисних матеріалів
25.01.2022
~ 1 хв.

10 рішень для освітянського тайм-менеджменту та планування

UA
EN
Інструменти для освітян
10 рішень для освітянського тайм-менеджменту та планування
Ми підготували підбірку інструментів, які допоможуть вам працювати системно та синхронно, регулярно комунікувати з колегами та пам'ятати про всі справи. ЦІ інструменти є унікальними, тож стануть корисними для кожного, але ми адаптували їх саме під запит освітян. Ловіть перелік!
Матриця Ейзенхауера

Перше, що ми чуємо, починаючи працювати з освітянами, — у нас немає часу, у нас багато конкурсів, нам треба готуватися до уроків, їхати на навчання… Ці виклики є в будь-якій сфері, тож важливо їх усвідомити і почати діяти маленькими кроками.

Перше, що ми пропонуємо, — розподіляти на початку тижня ваші щотижневі особисті та робочі обов'язки за матрицею Ейзенхауера, а в кінці тижня — аналізувати цей досвід.

SCRUM

Ця практика організує не тільки ваш час, а й час вашої команди, що дозволяє бачити ті фактори, які заважають руху. Ви з'ясуєте, чому певні завдання не виконані і що ще більш важливо — побачите свої маленькі щотижневі перемоги.
Її вже активно використовують декілька шкіл з програми "Школа 3.0" у процесі реалізації шкільних проектів. Вона дозволяє бачити:
  • які проєкти зараз реалізуються в школі;
  • хто їх реалізує;
  • на якому етапі реалізація того чи іншого проєкту.
Це вносить прозорість та ясність у процеси в школі.

Як почати працювати зі SCRUM?
Визначте, на який період ви плануєте.
Ми рекомендуємо, щоб це був тиждень або місяць. Перед кожним етапом планування, ми рекомендуємо аналізувати попередній період.
Візуалізуйте SCRUM- дошку у просторі вчительської.
Дошку розподіліть на 4 стовпчики "Команда проекту", "Завдання, які треба виконати", "Завдання, які в процесі виконання" і "Виконані завдання".
Визначіться з проектами і чіткими завданнями з кожного.
Використовуючи стікери, пропишіть кожне завдання на окремому стікері (радимо визначати кожний проєкт іншим кольором стікера).
Рухайте стікери відповідно до процесів.
Якщо ви розпочали виконувати певне завдання — перемістіть стікер із ним у стовпчик "Завдання, які в процесі виконання", а якщо виконали — "Виконані завдання".
Відмічайте відповідального за завдання на стікері.
Якщо ви в команді розподілили обов'язки щодо завдань, то відмічайте на стікері з вашим завдання ваше ім'я, щоб було зрозуміло хто його виконує. Таким чином команда буде простіше комунікувати.
Святкуйте перемоги.
Після закінчення періоду планування — святкуйте перемоги та аналізуйте досвід, щоб наступний запланований період був ще продуктивнішим.
Pomodorro
Чи було так, що ви постійно відкладаєте якусь справу "на потім" і дотягуєте до того моменту, що вже завтра завдання має бути виконаним, і, як результат, ви робите його всю ніч? З таким відтягуванням справ стикаються багато людей у всьому світі. Цей процес називається прокрастинацією. Один із способів уникнення прокрастинації — метод Pomodorro. Він має наступну послідовність дій:
  1. Оберіть завдання, яке потрібно виконати.
  2. Встановіть таймер на 25 хвилин.
  3. Працюйте, поки таймер не продзвенить.
  4. Зробіть коротку перерву (від 3 до 5 хвилин).
  5. Між кожними чотирма циклами по 25 хвилин варто робити довшу перерву (15-30 хвилин).
Онлайн-сервіси для планування
Trello
Додаток Trello використовує систему канбан: робочі завдання відображаються у вигляді карток, які позначаються різними мітками і переміщаються по стовпцях в залежності від рівня готовності. Для кожної ідеї можна завести окрему дошку, а всередині створити робочі картки з задачами. У них можна проставляти дедлайни, створювати нагадування й тегати членів команди. Це схоже на SCRUM у вашому телефоні. Пропонуємо спробувати сервіс у роботі з людьми, які зазвичай не знаходяться поряд вживу. Наприклад, організація випускного вечора, в якій зазвичай беруть активну участь і батьківський комітет, і активні учні випускного класу. Так усі сторони матимуть чітку картину, що вже створено на кожному етапі.
Зв'язка Google-сервісів
Синхронізація календаря, пошти і диска, на якому можна систематизувати бази даних, фото-матеріали, важливі документи, форми з опитуваннями і це ще не все! Зручне управління та можливість спільного використання, тому більше не доведеться шукати 1 потрібний документ у мільйонах папок на різних робочих комп'ютерах школи. Ви можете керувати переліком людей, що матимуть доступ до певних файлів, а також створювати події (наприклад, наради) у google-календарі — сповіщення прийдуть кожному учаснику на пошту. Ще один важливий пункт для освітян — можливість працювати в google-класі. Це онлайн платформа із завданнями та оцінками, доступ до яких матиме викладач і учні через свою пошту.
Notion
Notion зручний як для роботи, так і для ведення особистих справ, запису нотаток або нагадувань. Його використовують як менеджер задач, інструмент для постановки цілей, трекер звичок. Якщо ви не дружите з Excel-табличками, то цей сервіс точно стане вам у нагоді. Визначна функція Notion — трансформер. Будь-який елемент можна перетворити в інший формат: таблицю — на список задач, а галерею — на дошку, список у календарі та ще й адаптувати його під кожного члена команди. Послідовники Notion навіть зробили гід з його використання для початківців.
Zoom
Для спілкування у форматі відео дзвінків можна використовувати Messenger, Skype чи WhatsUp, але Zoom — найзручніший із варіантів. Він працює більш стабільно та дозволяє записувати розмови. Аудіофайл можна вивантажити на YouTube і передивитися/переслухати, якщо є така потреба. До того ж, до розмови може підключитися необмежена кількість людей, перейшовши за лінком. Для цього не потрібно реєструватися в системі, як це, наприклад, працює у Skype. Можливо, це хороший заміна для батьківських зборів, якщо для більшості батьків є проблематична логістика? Більше того, під час розмови ви зможете одночасно переписуватися у полі справа: так батьки не будуть перебивати вчителя, а писатимуть питання повідомленням.
Онлайн-сервіси для синхронізації в часі
Doodle
Часто у нас займає набагато більше часу узгодження дня, місця та часу зустрічі, аніж сама зустріч. Чудовий приклад — зустріч однокласників. Сервіс пропонує заповнити таблицю з усіма можливими варіантами, обравши найбільш зручні. У результаті програма визначить дату і час, який підходить більшості. Так ви зекономите години обговорень та чесно зробите вибір.
Toggl Time Tracker
Для успішного тайм-менеджменту потрібна ще одна проста річ — не забувати контролювати час. Навіть якщо ви забули запустити таймер, Toggl надішле сповіщення з нагадуванням. Цей додаток буде ефективний під час змагань, брейн-рингів, а також на звичайному уроці, щоб згодом не доводилося "наздоганяти матеріал".
Хочу отримувати щомісячний привіт від "Про.Світ"!
Ми маємо чудову традицію - щомісячні розсилки, в яких ми розповідаємо про можливості, корисні матеріали та підбірки інструментів для освітян! Якщо хочете отримувати порцію натхнення та мотивації (і, звичайно, дуже багато корисного матеріалу) - натискайте на кнопку, заповнюйте форму і зовсім скоро ви отримаєте свою першу про.світянську розсилку
Пам'ятайте, що кожен є частиною змін!
Зареєструватися!